Pencegahan Kecurangan (Fraud) di Perusahaan

Pencegahan kecurangan (fraud) di dalam perusahaan.

Oleh Bambang Widodo, QIA – Bidang SPI

Setiap orang kemungkinan pasti mendengar kata kecurangan ? bersama ini saya akan mencoba memaparkan kecurangan dari sudut pandang audit sebagai bahan minimal untuk menata diri kita pribadi / perusahaan untuk dapat lebih baik lagi sehingga risiko kerugian dapat diminimalisir.

Hal ini merupakan tanggungjawab bersama seluruh individu yang ada di dalam perusahaan bukan hanya menjadi tanggungjawab manajemen dan bagian internal audit saja. Karena tidak ada pemenang manakala kecurangan telah terjadi dimana korban yang mengalami kerugian, bilamana telah terbuka citranya akan terganggu. Jika diteruskan ke pengadilan, proses penyelesaiannya sangat melelahkan dan bahkan harus mengeluarkan biaya yang besar. Bagi pelaku, nama tercoreng, keluarganya akan menanggung beban psikologis dan pelecehan oleh masyarakat/teman sekerja.

Kecurangan (fraud) dapat didefinisikan sebagai suatu penyimpangan atau perbuatan melanggar hukum (illegal act) yang dilakukan dengan sengaja untuk tujuan tertentu untuk keuntungan pribadi /kelompok secara tidak fair, baik langsung maupun tidak langsung merugikan pihak lain.

Unsur atau pola umum kecurangan (fraud) yaitu berupa pencurian, penyembunyian dan pengalihan sesuatu yang disimpangkan / dilanggar ke dalam bentuk lain.

Kejadian kecurangan / fraud dapat dibagi jadi 2 kategori yaitu :

1. Fraud yang dilakukan demi keuntungan perusahaan, misalnya :

a. Dengan sengaja melakukan penilaian yang salah atas transaksi, asset, pendapatan atau kewajiban.

b. Penjualan asset fiktif.

c. Pembayaran yang tidak syah, seperti penyuapan, pemberian komisi, donasi politis, pembayaran kepada pejabat, pelanggan atau pemasok.

d. Melakukan aktivitas bisnis yang bertentangan dengan peraturan perundangan Pemerintah. Dengan sengaja melakukan transaksi hubungan istimewa.

e. Dengan sengaja tidak mencatat (unrecorded) atau tidak menjelaskan informasi yang signifikan sehingga gambaran keuangan dari suatu perusahaan tidak menggambarkan apa yang senyatanya.

f. Kecurangan dibidang perpajakan (Tax Fraud).

2. Fraud yang dilakukan dengan jalan merugikan perusahaan, misalnya :

a. Menerima uang suap atau komisi.

b. Pengalihan keuntungan yang akan diterima oleh perusahaan kepada seseorang di dalam ataupun diluar perusahaan.

c. Dengan sengaja menyalahgunakan harta kekayaan perusahaan dan memalsukan catatan-catatan keuangan.

d. Dengan sengaja menyembunyikan atau salah (falsifikasi) menyajikan data atau kejadian.

e. Tuntutan atas imbalan jasa atau barang yang tidak diberikan kepada perusahaan tersebut.

Setiap orang atau perusahaan dapat melakukan kecurangan. Kadang-kadang sulit dipercaya, sebelumnya maaf seseorang yang kita pandang jujur, taat beragama, berpendidikan dan dihormati, kalangan berada/pejabat ternyata terlibat dalam kasus kecurangan. Bagaimana hal tersebut dapat terjadi ? Ada apa dengannya ?

Berdasarkan teori audit ada tiga alasan / fraud triangle yang mendorong kecurangan tersebut :

1. Faktor tekanan (perceived pressure),

seperti hidup melebihi kemampuan, banyak hutang, tamak, kurang mendapat perhatian dari atasan/perusahaan, kondisi kerja yang buruk, penjudi, pemabuk dan pecandu narkoba.

2. Faktor kesempatan ( perceived opportunity)

Seperti bekerja tidak ada prosedur yang cukup, tidak mampu menilai kualitas kerja, kurang atau tidak adanya akses terhadap informasi dan gagal mendisiplinkan atau memberikan sanksi pelaku kecurangan.

3. Faktor alasan pembenaran (rationalization)

Seperti merasa sudah berbuat banyak ke perusahaan, jumlah yang dicuri tidak material atau mengambil uang kas sementara pada waktunya akan dikembalikan dan mencontoh atasan atau teman sekerja,

Elemen adanya tekanan dan kesempatan lebih melekat pada kondisi kehidupan dan sikap mental pribadi seseorang, sedangkan elemen adanya kesempatan terkait dengan sistem pengendalian internal dalam suatu perusahaan.

Bagaimana suatu perusahaan memerangi kecurangan tersebut ?

Ada beberapa upaya komprehensif dalam memerangi kecurangan selain pencegahan yaitu pendeteksian bila telah ditemukan gejala kecurangan, investigasi bila telah diyakini kecurangan sedang/telah terjadi dan tindakan hukum.

Pencegahan adalah yang termurah karena cukup menghilangkan kesempatan dan tumbuhkan budaya perusahaan atau code of conduct.

Adapun tindakan pencegahan yang dapat dilakukan oleh perusahaan antara lain :

1. Membangun budaya jujur, terbuka dan pemberian bantuan:

a. Penerimaan pegawai yang jujur

Dengan menyeleksi calon pegawai dengan interviu mendalam untuk mengorek latar belakangnya atau menggunakan jasa konsultan untuk mengetahui track record serta lakukan orientasi tugas / pelatihan mewaspadai kecurangan yaitu memberikan pemahaman praktik penyalahgunaan wewenang dan saluran komunikasi untuk pelaporannya.

b. Menciptakan lingkungan /suasana kerja yang positif

Perlu diadakan komunikasi terbuka antara Manajemen dengan pegawai sehingga bisa menyampaikan masalah/keluhan dan harapannya dan merasa diperlukan secara adil dan ikut memiliki perusahaan dan melaksanakan praktek –praktek SDM yang sehat.

c. Penerapan aturan perilaku dan kode etik

Harus dirumuskan tertulis kriteria perilaku jujur dan tidak jujur serta perbuatan yang boleh dan dilarang. Penerapan reward-punishment dan sosialisasi secara konsisten oleh manajemen serta berlaku untuk semua level.

d. Pemberian program bantuan bagi pegawai yang membutuhkan (konseling)

Pembentukan suatu program pemberian bantuan pegawai (employee assistence program /EAP) harus dapat mengenali karyawan yang menghadapi kesulitan misal kebutuhan mendesak keluarga sakit, biaya sekolah anak bahkan terjerat hutang dengan menyodorkan bentuk-bentuk bantuan yang diperlukan. Sehingga faktor pemicu berupa tekanan yang berlebihan oleh karyawan dapat diminimalisir oleh perusahaan sehingga tidak terjadi fraud.

e. Secara rutin seluruh vendor dan contractor/suplier diundang oleh Manajemen untuk diingatkan kembali tentang kebijakan perusahaan yang bebas KKN

2. Membangun Sistem Pengendalian Intern

Untuk menutup atau meminimalkan kecurangan, membangun sistem pengendalian intern yang kuat merupakan cara yang tepat dan dapat dilakukan manajemen. Agar pengendalian intern dapat berjalan efektif, COSO menetapkan 5 (lima) komponen struktur pengendalian intern yang harus dilaksanakan, meliputi :

a. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian menciptakan suasana yang sehat di dalam perusahaan dan unsur utama adalah keteladanan pimpinan/manajemenyang akan menjadi contoh bagi karyawannya.

b. Penilaian risiko

Melalui identifikasi bidang-bidang yang diperkirakan sebagai sumber terjadinya kecurangan berupa mitigasi untuk menutup kesempatan seseorang melakukan kecurangan.

c. Aktivitas pengendalian

Merupakan prosedur-prosedur yang harus dilalui agar peluang melakukan kecurangan dapat di eliminir. Yaitu adanya pemisahan tugas, sistem otorisasi, pengecekan indepeden, pengaman fisik dan dokumentasi/pencatatan.

d. Informasi dan komunikasi

Semua kegiatan perusahaan harus direkam, dilaporkan dan dikomunikasikan secara konsisten.

e. Pemantauan

Apa yang ditetapkan dalam sistem pengendalian intern pelaksanaannya harus selalu di pantau baik oleh atasan yang bertanggungjawab maupun oleh auditor internal yang mempunyai kewajiban untuk selalu mengevaluasi sistem dan penerapannya.

Dua hal yang telah dipaparkan untuk mencegah kecurangan walaupun dirancang dan diimplementasikan secara cermat dan hati-hati tetap akan ada kelemahan yang melekat (inherent) karena :

1. Adanya sekelompok pegawai berkolusi atau bekerjasama untuk melanggar sistem misalnya dengan menggunakan dokumen fiktif dan prosedur yang direkayasa.

2. Sistem yang dirumuskan hasil kompromi antara manfaat dan biaya yang disediakan untuk menyusun dan mengoperasikannya.

3. Kesalahan dan kelalaian pegawai yang menjalankan sistem.

4. Keserakahan / ketamakan individu walaupun sudah berpenghasilan memadai.

Tapi hal itu semua merupakan usaha terbaik yang dapat dilakukan oleh perusahaan dan karyawan untuk mencegah terjadinya kecurangan. Bagaimana usaha kita ?

Peran internal audit dalam usaha pencegahan kecurangan (Fraud) :

Efektivitas peran internal audit dalam mencegah dan mendeteksi kecurangan sangat tergantung pada besaran kewenangan yang dimiliki dan mekanisme pelaporan hasil investigasi kecurangan yang dapat dijalankannnya, karena kemungkinan belum semua jajaran direksi di seluruh perusahaan mau memberikan kewenangan dan dukungan moral penuh dalam proses pencegahan, pendeteksian dan investigasi kecurangan pada internal auditor. Hal tersebut terkait dengan :

1. UU No. 45 tahun 2005 tentang Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan Pembubaran BUMN Pasal 67 Satuan Pengawasan Intern bertugas:

a. Membantu Direktur Utama dalam melaksanakan pemeriksaan operasional dan keuangan BUMN, menilai pengendalian, pengelolaan dan pelaksanaannya pada BUMN serta memberikan saran-saran perbaikannya;

b. Memberikan keterangan tentang hasil pemeriksanaan atau hasil pelaksanaan tugas Satuan Pengawasan Intern sebagaimana dimaksud dalam huruf a kepada Direktur Utama; dan

c. Memonitor tindak lanjut atas hasil pemeriksaan yang telah dilaporkan.

2. Standar Profesi Audit Internal No. 1210.2 yang menyatakan bahwa internal audit harus memiliki pengetahuan yang memadai untuk dapat mengenali, meniliti dan menguji adanya indikasi kecurangan.

3. Standard Internal Audit Statement (SIAS) No. 3 yang menyatakan bahwa :

a. Internal audit diwajibkan untuk mewaspadai kemungkinan terjadinya ketidakwajaran penyajian, kesalahan, penyimpangan, kecurangan, inefficiency, konflik kepentingandan ketidakefektifan pada suatu aktivitas perusahaan pada saat pelaksanaan audit.

b. Intenal audit diminta untuk menginformasikan kepada pejabat yang berwenang dalam hal diduga telah menyimpang dan menindaklanjuti untuk meyakinkan bahwa tindakan yang tepat tela dilakukan untuk memperbaiki masalah yang ada.

Peran Manajemen terkait dengan peran internal audit /SPI :

1. UU No. 19 tahun 2003 tentang BUMN Pasal 69 :

Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala sesuatu yang dikemukakan dalam setiap laporan hasil pemeriksaan yang dibuat oleh satuan pengawasan intern.

1. UU No. 45 tahun 2005 tentang pendirian, pengawasan dan Pembubaran BUMN :

Pasal 68 :

1. Direktur Utama menyampaikan hasil pemeriksaan Satuan Pengawasan Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 67 huruf b kepada seluruh anggota Direksi, untuk selanjutnya ditindaklanjuti dalam rapat Direksi.

2. Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala sesuatu yang dikemukakan dalam setiap lapoan hasil pemeriksaan yang dibuat oleh Satuan Pengawasan Intern.